Conditions Générales de Prestations de Services

ARTICLE 1 – OBJET :

Les conditions générales de vente présentent les droits et obligations de VD OFFICE, spécialisé dans les Services de Secrétariat, entreprise individuelle à régime micro-entreprise, 53 Rue du Camp 62570 HELFAUT – SIRET 918 134 677 000 15, ci-après désigné par le terme « VD OFFICE » d’une part, et toute personne physique ou morale souhaitant bénéficier des services de VD OFFICE d’autre part et ci-après désigné par le terme « Client ». 

ARTICLE 2- FORMATION DU CONTRAT :

Les prestations de services conclues entre VD OFFICE et son client, faisant l’objet d’une commande seront réalisées d’un commun accord entre les deux parties et adaptées selon les besoins du client.

Lorsqu’un devis est établi par VD OFFICE, il constitue les conditions particulières venant modifier ou compléter les présentes conditions générales. Ce devis une fois signé sera le document qui signifiera l’acceptation de la commande par les deux parties. C’est cette acceptation qui constituera dans ce cas les conditions particulières.

Si une modification de la commande doit avoir lieu après signature du devis, l’acceptation de ces dernières doit être stipulée par écrit par VD OFFICE. Dans cette hypothèse, VD OFFICE ne sera pas tenu des délais initialement convenus.

Le client garantit avoir pris soin de fournir à VD OFFICE le cahier des charges le plus précis possible, détaillant la nature et l’environnement de la commande à réaliser. Dans le cas contraire, ou si les recommandations ne sont pas assez précises, les 2 parties s’accordent sur le fait que la conception visuelle est laissée à la libre interprétation de VD OFFICE.

Pour ce qui est des documents à tirer en nombre, ils seront remis au client préalablement, afin qu’il les paraphe de la mention de « Bon à graver » ou « Bon à tirer », qui fera preuve de l’acceptation du travail demandé. Tout vice ou défaut devra faire l’objet d’une signification écrite de la part du client. VD OFFICE, dans ce cas, interviendra dans les plus brefs délais pour remédier aux défauts, qu’il aura lui-même constaté.

Le client admet de considérer les fichiers informatiques, les documents photocopiés ou scannés (devis notamment) et le courrier électronique comme équivalents à l’original et comme preuves parfaites de l’existence de la commande. 

ARTICLE 3 – LIVRAISON

Lorsque que les prestations commandées font l’objet d’une livraison, celle-ci doit être constatée par l’établissement d’un bon revêtu de la mention « Bon pour acceptation » et de la signature du client.

Les délais de livraison sont indiqués aussi exactement que possible. Les retards de livraison ne peuvent donner lieu à aucune pénalité ou indemnité, ni motiver l’annulation de la commande.

Toutefois, si un mois après la date indicative de livraison, la prestation n’a pas été exécutée, pour toute autre cause qu’un cas de force majeure, la vente pourra alors être résolue de plein droit à la demande de l’une ou l’autre partie, par courrier recommandé (éventuellement avec accusé de réception) ; le client pourra obtenir restitution de son acompte à l’exclusion de toute autre indemnité ou dommages et intérêts.

En toute hypothèse, la livraison dans les délais ne peut intervenir que si le client est à jour de ses obligations à l’égard de VD OFFICE.

Les modalités de livraison sont précisées sur le devis et fixées d’un commun accord avec le client. La livraison est effectuée soit :

– par la remise directe des travaux au client ou par délivrance à La Poste. Dans ce cas, le client récupérera les travaux sous format papier (210 x 297), sur cédérom ou clef de stockage USB.

– par l’envoi via internet sous la forme de fichiers informatiques.

Le transfert des risques sur les prestations vendues par VD OFFICE s’effectue à la remise des prestations à La Poste ou à la sortie de nos locaux.

Il en résulte que les documents voyagent aux risques et périls du client, auquel il appartient, en cas d’avarie, de perte ou de manquant, de faire toute réserve ou d’exercer tout recours auprès des transporteurs responsables, conformément à l’article L.133-3 du Code de commerce. 

ARTICLE 4 – RÉCLAMATION SUR LES PRESTATIONS RÉALISÉES :

Pour être recevable, toute réclamation relative à une livraison incomplète ou à la non-conformité des prestations doit être formulée par lettre recommandée avec accusé de réception dans un délai de 5 jours ouvrables à compter du jour de livraison.

Passé ce délai, les prestations seront réputées conformes à la commande. 

ARTICLE 5 – IDENTITÉ DU CLIENT :

Le client s’engage à communiquer à VD OFFICE ses coordonnées exactes et il s’engage à maintenir une adresse E-mail de contact ainsi qu’une adresse postale valable. 

ARTICLE 7 – CONDITIONS DE PAIEMENT:

Tout devis préalablement établi sera valable pour une durée de deux mois. Les prix s’entendent nets départ, toutes taxes confondues.

Les frais de port sont toujours à la charge du client, sauf accord écrit de VD OFFICE. Toute demande par le client d’une prestation supplémentaire, non comprise dans le devis initial annexé, fera l’objet d’un devis gratuit complémentaire.

La date d’émission d’une facture constitue le point de départ de tout délai de paiement. Les factures sont payables aux échéances mentionnées sur le devis, net sans escompte pour paiement comptant.

Toute première commande sera réglée au comptant. Ainsi que toute facture inferieure à 150 € TTC.

Tout paiement n’est réputé réalisé dans les délais qu’au moment de l’encaissement effectif de l’intégralité des sommes facturées, à l’échéance prévue.

Le paiement des commandes doit être établi uniquement par chèque bancaire ou postal et rédigé en Euros, à l’ordre d’Espace des entrepreneurs.

IMPORTANT : Dans le cas de travaux urgents et volumineux ou en durée, des acomptes complémentaires sont demandés en fonction de l’état d’avancement de la prestation. 

ARTICLE 8 – PÉNALITÉ DE RETARD

En cas de retard de paiement et de versement des sommes dues par le client au-delà du délai fixé, et après la date de paiement figurant sur la facture adressée à celui-ci, des pénalités de retard calculées au taux  de 15,00% (par an) du montant TTC du prix d’acquisition figurant sur la facture seront automatiquement et de plein droit sans formalité aucune ni mise en demeure préalable, sans préjudice de toute autre action que le Fournisseur serait en droit d’intenter, à ce titre, à l’encontre du client.

Conformément aux articles 441-6 c. com. et D. 441-5 c. com., tout retard de paiement entraine de plein droit, outre les pénalités de retard, une obligation pour le débiteur de payer une indemnité forfaitaire de 40€ pour frais de recouvrement.

Une indemnité complémentaire pourra être réclamée, sur justificatifs, lorsque les frais de recouvrement exposés sont supérieurs au montant de l’indemnité forfaitaire.

En outre, VD OFFICE se réserve la faculté de saisir le tribunal compétent afin que celui-ci fasse cesser cette inexécution, sous astreinte par jour de retard. 

ARTICLE 9 – RESPONSABILITE

VD OFFICE accepte de prendre en charge la responsabilité pour les dommages directs prouvés causés par ses services, ou son personnel. VD OFFICE ne sera pas responsable des dommages survenus suite au non respect par le CLIENT de ses instructions et conseils.

ARTICLE 10 – CONFIDENTIALITE

Les parties s’engagent réciproquement à une obligation générale de confidentialité portant sur les éléments suivants : documents sur quelque support que ce soit, rapports de discussions, plans, échanges de données informatisées, … échangés dans le cadre de la préparation et de l’exécution du contrat.

En conformité avec le règlement n°2016/679, dit Règlement général pour la protection des données (RGPD) et la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 modifiée relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés, les données à caractère personnel recueillies sur le client font l’objet d’une déclaration auprès du Délégué à la Protection des Données (DPO) de l’entreprise. Elles sont exclusivement à usage interne de l’entreprise.

Les données personnelles collectées par l’entreprise peuvent l’être pour différentes finalités, selon les formulaires de recueil concernés.

Principalement, il s’agit de la gestion des demandes d’information.

Les données sont conservées pendant toute la durée de la relation établie, et jusqu’à 3 ans maximum après, selon la nature de la relation concernée.

Les données ainsi collectées ne seront ni cédées, ni échangées ou louées. Conformément aux textes susvisés, vous disposez d’un droit d’opposition, d’accès, de rectification, de suppression, de limitation ou de portabilité portant sur les données vous concernant. Ces droits peuvent être exercés en vous adressant à : … nom entrepreneur…. Délégué à la Protection des Données, en précisant dans l’objet du courrier « Droit des personnes » et en joignant la copie de votre justificatif d’identité :

-soit par courriel : contact@vdoffice-saintomer.fr

-soit en écrivant à : VD OFFICE – 53 Rue du Camp 62570 HELFAUT

Pour plus d’informations sur vos droits, consultez le site cnil.fr et si vous estimez, après nous avoir contactés, que vos droits « Informatique et Libertés » ne sont pas respectés, vous pouvez adresser une réclamation à la CNIL. 

ARTICLE 11 – ATTRIBUTION DE COMPETENCES

Pour toutes les contestations relatives aux ventes réalisées par VD OFFICE ainsi que celles relatives à l’interprétation des conditions générales de vente, seul sera compétent le tribunal de commerce de Lille.

Le contrat conclu entre VD OFFICE et le client est régi par le droit français.

En conformité avec l’article L.612-1 du code de la consommation et la Directive 2013/11/UE du parlement européen et du conseil du 21 mai 2013 relative au règlement extrajudiciaire des litiges de consommation, le client a la possibilité de recourir, en cas de litige, à une procédure de médiation de la consommation.

La liste des médiateurs de la consommation référencés par la CECMC est consultable sur le site internet du ministère de l’économie à l’adresse suivante : https://www.economie.gouv.fr/mediation-conso